您的位置:首页 > 新闻资讯 > 会议动态 > 正文
新闻资讯

杭州会议策划:节省开支的技巧

会议动态 来源: 2014-9-12 10:59:42 人气:

      几乎与其他所有的商人一样,杭州会议策划的策划者们也十分重视节省开销,而且我们也都知道一些相同的、传统的省钱技巧,例如:善于谈判、避开旺季、选择花销较低的城市、争取每一笔交易都对自己有利等。然而,只知道这些还不够。
  在您为了削减预算而非要将盥洗室的纸巾拿来当餐巾纸之前,我们找到了可以为您的下次会议节省开支的新方法。当然,这些方法的成功与否,也取决于您的客户或公司、您开会的地方、会议的类型、会场的种类以及其他一些因素,并非所有技巧都适用于所有情况。无论如何,每一位有头脑的策划者都清楚,节省下来的每一分钱都是实实在在的,而当您能够节省几百或者几千美元的时候,您的公司或客户就会兴高采烈。

  当您在为下次会议寻找省钱良机时,一定要有创新意识。将每一个步骤详细列出,并和团队开展头脑风暴。问问自己,怎样才能既办成事儿又花很少的钱?怎样才能在保证质量的前提下减少成本?

  几乎所有的会议都能够找到省钱的地方——关键是要发现它们在哪儿,并且勇敢地进行变革。

  重新策划

  有些员工也许宁愿辞职也不愿被派去寻找废弃物。但是位于西雅图的会议策划公司SKB Solutions 的负责人Sarah Brand却派她的助手去找废弃物:在海边呆上一天。Brand的员工们在海边去捡贝壳和浮木,而这些东西可以在公司为客户组织的烤肉野餐上作为主要饰物或装饰品。“这些捡来的东西都是无需花钱的,这就为客户节省了数百美元的餐桌装饰费用”,Brand说。

  Brand也为了淘到简易床(大约15美元一个)而走遍了旧货商店,她把这些床运到空置的会议场馆,搭建一个休息区,这样就节省了租赁家具的费用。错配的盘子也是她所特别喜欢的,大家都知道她经常从跳蚤市场和旧货商店淘来餐具,并进行精致而错落有致的设计,从而节省了租赁瓷器、玻璃器皿以及刀、叉、勺等餐具的成本。

  走绿色环保路线

  Brand说,绿色环保运动为节省经费提供了及时而重要的良机。首先是取消赠品,或者将参会客户所使用的玻璃器皿打上公司的品牌,以此作为赠品。

  “用一张简单的卡片或通知,让人们了解,为了减少会议中产生的碳排放量且更好地利用资源,您将不再发给他们那些装满他们不需要的产品的饰品袋或赠品袋。” Brand说,“这样既可以让企业获得好的声誉,又可以节省资金。”

  同样,不再使用瓶装水,改用大水罐或冷藏器,从而减少塑料废弃物并削减成本。Brand说,为了降低交通成本,您还可以事前确定好出发时间,用班车来取代个性化的接送方式——同样以绿色环保的名义。

  场地省钱法

  Brand建议,根据所开会议类型的不同,您也许想将“省钱”作为主题的一部分。可以将状态良好的空仓库和办公楼用来举办精彩的产业会议和活动。她建议,与其花钱铺地毯、贴壁纸,不如用幻灯机将有趣的或有特定主题的影像投射到墙壁或地板上,这样能因为会场的大小不同而省去数百美元或更多。如果条件允许,也可以在地板上绘画或者贴上可揭去的花纸。这样做可以将脚下的空间装饰得既有趣又省钱。

  Jill Garner是位于多伦多的Gatherings Event Planning会议策划公司的会议协调人,他建议与一些市政设施洽谈,以此作为会议场所。“位于多伦多商业区的市政府办公室会提供免费的场地”,Garner说,“也有对社会开放的、真正便宜或提供免费项目的地方,比如公园等。根据所举办的会议类型的不同,省钱的方法确实很多。”

  在传统会议场所的现场寻找省钱的机会

  到您即将开会的会议现场,看看您前面的这个活动能否为您的会议留下地毯和壁纸。虽然使用这些旧东西仍会有一些开支,但如果您要自己订货,这个花费就是“小巫见大巫”了,“特别是您所选择的这家会议场所需要工会工人来干活代价就更大了”,Jenk说。他还建议,如果是在一个工会工人工作的会议场所举办会议,就设法调整一下视听设备、装饰物等的送货时间,尤其是这家会议场所有“最低两个人”和“最少四小时”的工作要求时。这种策略可以使他最大限度地利用人工成本,从而在一个费用为50万美元的会议中,为客户节省5万美元。

  自力更生

  一般来说,您在公司内部解决的事情越多,您节省的经费就越多。Jenks建议会议公司自己不要打印太多的证章、桌卡及类似的东西。就很多工作来说,它们会占用太多雇员的有价值的时间。使用本地区的打印商,就比互联网上的打印公司更快更便宜,而且还省去了运费。通过“自力更生”而节省经费的另一重要方面是用自己的音响系统。Jenks说:“很多会议场所要为额外增加音响设备而收费,如果你有视频文件、音乐或者任何其他文件需要增加播放的效果的话,额外增加音响设备也就变得十分有必要。通常情况下,一套小的音响系统或者音箱就足以满足需要,比会议场所增添的音响系统以及支付操作员的费用要便宜。”

  那将意味着,即使你不得不租用室内麦克风,也可以节省数百或数千美元。

  食品

  在食品方面省钱是很费脑筋的。薯条和沙司大概不太可能省多少钱。为了让较少的食品看上去更多,Garner喜欢用日式盒饭。这种方式可以用少量的鱼和米饭做出看起来丰盛的盒饭。

  “日式盒饭小巧而精美,而且当你将食物放进去的时候,效果令人吃惊,使人觉得饭盒中的食物的量看起来比在盘子里要多。”

  小份食品能够为您的账单节省经费——比如采用能够打包的午餐,这种午餐大概人均花费25美元,要比餐厅提供的食品便宜。爆米花是Garner最喜爱的便宜小吃之一,她说那东西闻起来棒极了,“能够让人们开心,并且为交谈助兴。”

  Jenks表示,如果您必须购买贵重的食品,则应学着控制食物的量,而且要设法让供应商把食品送到可以批量采购的地方。他还建议与负责食品和饮料的员工、视听设备提供商以及其他商户进行沟通,看看有没有同时召开的会议能够“沾光”。采用相同的菜单,或使用同一个会议场所、供应商、服务商等,也许能让您趁机节省大笔的经费。

  回到学校

  学生是会议省钱最大的秘诀之一。Brand最近聘请了当地一所学院的合唱团为一家企业的假日party表演。她说:“很多大学音乐系的表演都很棒很专业” 。

  尽管她本打算拿出1500到2500美元的经费用于聘请专业的合唱团,但学生们只需要500美元和一顿美餐就可以了。她还聘请了当地学院传播学系的学生来操作视听设备。唯一需要提醒的是,务必确定这些学生是负责而可靠的,会在约定的时间到场。她说,尽管如此,她还从没遇到此类(学生违约的)麻烦。

  Brand也建议将注意力转向当地的烹饪学校,从而以极少的资金来换取美食。虽然这些学生可能是贸易学校的,也可能是当地学院或大学的某个系的,但他们都有一个共同点:这些学生需要为大型团体服务的经历。而且,在烹饪学校预订一顿饭比正宗的饭店要便宜得多。在一场慈善基金募集会上,Brand通过让学生们为每桌客人制作一个奢侈的甜点(有足够10个人吃的糖果)来让烹饪学校获得收益,并以此作为其捐款。然后,每桌的客人就会对这个甜点出价。这样一来,这些糕点卖的钱就可以顶上一部分会议的经费了。

   “后院”中的省钱窍门

  美国田纳西州Gatlinburg市旅游与会议中心的Sharon Reinhart说:“您可以通过在自己家里的后院中聘用当地的娱乐团队和主题演讲人来省钱。这样做可以省去因为聘请外地人才而支付的旅行和出差补贴。”

  美国加利福尼亚州Say It Better公司的演讲人Kare Anderson补充说,您可以让演讲人做两项或三项工作,可以让他同时做会议主题演讲、分组讨论或在专门的讨论会上发言,再或提供一个开门奖项(door prize)或免费赠送项目,例如签名售书或者为他安排一个小时的咨询时间。

  Anderson还建议与会者对最喜欢的书进行投票。如果您的会议有100位以上的与会者出席,就联系出版商,请其就投票最多的五本书进行赠送,用来在会议上推销。然后再把这些书当作奖品赠送出去。

  您也许还可以要求当地的与会者回家住宿,而不是住在酒店,并为由此带来的不便提供少量的津贴。(尽管大多数人也许更愿意睡在自家的床上。)■