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杭州会议公司:高效会议的准则

会议动态 来源: 2015-12-27 17:18:25 人气:

 一、凡是会议,必设专人准备
1、永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,
没有准备的会议就等于一场“集体谋杀”。
2、会议由总办(重要会)或行政(晨会)事先检查(设大、中、小型会议级别的验收标准),
对没有准备好的会议,或会议发言人缺席,必须按制度取消,并适当处罚当事人。
3、重要会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能
进了会议室才开始思考。


二、凡是会议,必提前公开主题
1、开会必须要有明确的会议目的,准备会议PPT显示会议主题。
2、没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。
3、会议的主题,要事先通知与会人员。


三、凡是会议,必有纪律
1、开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律(如关手机等)。
2、对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言人带情绪要提醒,对于开小会
私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为要进行处罚。
3、每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。 
4、设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一
定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论
可暂放一下,避免影响其他议题,或告之为什么延时的原因。 


四、凡是会议,必有结果
1、开会的目的就是解决问题,提升状态,会议如果没有达成此结果,将是对大家时间的浪费。
2、鼓励每个人都积极的参与到会议中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的发言。
3、会议主持人要设置时间提醒:现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。
4、会议的决议要形成文字记录,并当场宣读出来,重要的要每人文字确认签名。
5、没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。


五、凡是开会,必有训练
1、行政部要有专门针对如何开会的培训,让公司的会议变得高效。
2、“会议训练”包括:如何开会、如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待分歧、如何会场
汇报、过往的错误及处罚、过往的成功经验及奖励……等。


六、凡是开会,必有记录
1、会议的各项决议,一定要文字确认具体的的执行人员及完成期限。
2、如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,
这点特别重要。
3、记住“散会不追踪,开会一场空”,加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序及责任人。
4、会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。


七、凡是开会,牢记三个公式
1、开会 + 不落实 = 零!
2、布置工作 + 不检查 = 零!
3、抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实!

 

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