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杭州会议策划需要规划的问题

会议动态 来源:杭州凯立会议展览有限公司 2014-6-5 17:20:25 人气:

                                 杭州会议策划需要规划的问题

     杭州会议策划认为当你已决定要举办一场会议活动,一经过初步的成本预算,你认为有足够的资金,而且已为会议活动拨出了一笔专款。你确定了会议活动的目的,认为该会议活动值得你投资。你现在准备开始初步策划,在这个阶段,你要决定是否需要聘请专业人士,建立由本单位员工组成的活动筹备小组,确定会议活动类型和时间,从头到尾设想活动的全过程。


    当策划重要活动时,大多数人只关注资金问题,而没有理智地思考相关问题。你应该知道这什么时间,什么地方需要请专业人士协助,包括公关方面的专家,有创意的导演或者能帮助管理后勤的制作人。不要认为请这些顾问只是额外的花销和奢侈品,他们最终能帮你省钱并让会议活动实现价值,尤其在关键时刻。例如,一个好的公关公司可能协助你确定客人名单,确保被邀请的客人都能请到。他们也能协助举办新闻发布会和准备新闻资料袋,使你的活动得到国内外媒体的关注。有创意的导演能给你提供一个战略性的活动策划纲要,包括计划,组织,后勤和谈判方面的要点以及能创造一些神奇的节目。制作人能确保所有的设想成为现实,并负责消防和安全工作,办理各种相关的许可证和保险事务。

    想象一下,消防队长站在门口,准备取缔你的会议活动,因为你没有相关的许可证,或者过多的客人挤在小会场里,或者活动没有达到所有的安全标准。这样会造成多大的损失?又如,假设你举办的活动非常精彩,需要媒体进行大力宣传,但媒体却没有到场,损失有多大?再如,你的活动不大新颖,媒体报道说客人们还没等待甜点上来就匆匆退场,这样损失有多大?你需要知道什么地方,什么时候请来专业人士为你出谋划策。这样做是多余的花销?还是明智的举动?所以,一定要把握好什么地方,什么时候请专业人士协助。