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会议服务流程之会议前准备

会议知识 来源: 2014-6-5 17:22:26 人气:
1、领受任务  熟知以下内容::(1)会议名称(2)会议性质(3)与会人数
(4)会议期限(5)会议休息时间表(6)会议活动范围(7)准备内容(8)注意事项
 
 2、会前准备
 (1)根据会议的要求摆好会议的台型,工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温,注意通风。冬季要
保暖
 (2)会场指示牌   在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌、在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。
 (3)有主席台的话布置鲜花或其他装饰物,各个位置根据要求可以摆放人名
卡。
 (4)主席台上方或根据客人要求在合适的位置由工程部协助挂好横幅。
 (5)登记台: 会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌、签到薄,方便参会客人签到。
 (6)休息安排   熟悉本次会议的休息时间表,可以提前与销售或客人沟通,安排合适的休息区域,并准备茶歇。
 (7)有茶歇的时候提前根据会议人数搭设好茶歇台,准备好充足的餐具,饮品,食品,根据主办方的要求按时提供。
 (8)服务员配备  人员安排到位,告知其负责的区域和服务内容让其准备好所需的东西适时提供服务
 (9)会场清洁  会场布置结束后清理好会场卫生,等待会议开始
 (10)接手纪念品、礼品(发放)  如遇到一些公司的年会等需要帮助客人保管发放礼品的,在收货时要做好登记
 (11)礼仪演习彩排   如果会议当中需要专门的礼仪协助服务,提前与客人沟通好服务内容,对专人进行培训,保证服务质量。
 
 3、会前检查
 会议开始前,根据会议内容列项检查:如设备设施、会议物品,人员准备情况等。