您的位置:首页 > 新闻资讯 > 会议知识 > 正文
新闻资讯

杭州会议公司会议组织工作与礼仪

会议知识 来源: 2014-6-5 17:25:04 人气:

杭州会议公司会议组织工作与礼仪

 

 1.选择会议的时间、地点
    商务会议地点的选择应依据会议的目的、规模来确定。会场的座位数通常以多于到会的人数为好。会场太小,人员拥挤,会影响会场秩序;会场过大,则会冲淡会议气氛。两者都会影响会议效果。此外,还要考虑到与会人员的生活习惯和周围环境的影响。会议时间一般不宜选择在重大节日或假日,因为这些日子是与会者的休息日。一般来说,会期安排在上午8: 00?11: 00或下午2: 30?5: 00比较合适,会场应选在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域内。
    2.拟发会议通知
    会议通知必须写明幵会的时间、地点以及会议的主题和与会对象、人数等。为了便于会议参加者对自己的工作做好安排,会议通知最好能写明闭会时间。
    会议通知要提前一定的时间发送,以便会议参加者能够有所准备。具体来说,可以根据会议的内容和参加者的地区范围,采用张贴、邮寄、发送电子邮件等形式来发送通知。
    邮寄会议通知时应在信封上写明“会议通知,收到急转”的字样,以免中途耽搁。对外地的会议参加者,有关交通、食宿、会务费等问题都应一一写明,以免造成不必要的麻烦。
    3.准备会议资料
    会议资料主要包括体现会议议题的主要文件,为议题服务的辅助材料和与会务工作相关的一些附件资料,如大会议程、会议参加者名单、宾客名单、会议接待安排、会场布置方案、人场凭证、会议须知等等。在会议举行前,这些材料都应齐备。
    4.会场安排布置
    会场的布置要根据会议的内容和性质来进行。
    (1)场外布置
    通常,在举办大型会议时,举办会议的广场或会议厅门口应张贴“欢迎”之类的条幅对与会者表示欢迎。如果所选的会场不易寻找,还应在附近设贾路标指引。
    (2)主席台
    大中型会议的会场多数设置主席台,和与会人员呈面对面的形式。由于大中型会议一般在礼堂、会堂、影剧院等场所召开,主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台,设在舞台上面或下面均可。如果设在台下,应稍微垫高一点,并且距离与会者近一点。小型会议可以不设主席台。
    (3)会标
    一般来说,会标应在主席台的上方,一般蓝底白字、红底白字或黑字,字要端庄大方。
    (4)会场形式
    会场形式可以根据会场的大小、形状、会议需要、与会人员的多少来决定,还要尽可能地符合美学原理和与会者的审美观,通常呈长方形、圆形、方形等。   
    (5)座次排列
    在确定会场形式之后,还应对与会人员的座次进行排列。主席台的座次,按照主席台人员的职务或社会地位高低排列,地位最高者坐正中,商务交往中右高左低;政务活动中是左高右低;政务外交活动中右高左低。
    其他参加会议的人面对主席台就座。其座次排列既要服从会议目的,又要体现平等精神。可以按汉字笔画、地理位置、行业系统进行排列。座次方案提出后应报请领导审查确定。
    (6)气氛营造
    不同的会议,要求有不同的会场气氛。如果是庆祝会,应布置得喜气洋洋;如果是座谈会、协商会则应体现出平等、和谐的氛围。会场气氛主要通过会场上的会标、标语、会徽、旗帜、花卉、彩灯等来体现。在布孜时,应注意这些物品色彩搭配及摆放位置的协调性。.
    此外,在开会前应调试好必要的设备,如照明、通风、卫生、电话、话筒、朵音和摄录像等多媒体设备。
    5.编制详细的会议费用预算对于会议所需的总费用应有大致的估算,并有计划地分配会议的各项费用,防止超支和浪费。商务会议的费用通常包括场地和设备租金、设计费用、布置费用、工作人员费用、印刷品费,文化用品费,交通费,电话费,茶点饮料费,纪念品及参观、宴请费用等,要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准,禁止铺张浪费。
    6.其他相关准备
    要根据会议的耑要决定会议是否需要组织参观、宴请等活动,并做好相应的准备,如为与会人员准备好纸、笔、资料袋等物品。如果会议附设酒会,还应考虑到与会人员的休息及物品保管等事宜.