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会议接待流程中的参考步骤及注意事项

会议前期筹备 来源: 2014-4-24 15:26:02 人气:

                           会议流程——会议安排及接待流程

一般会议流程概括为以下几个方面,要有明确的岗位职责,有详细的任务分工表,每个环节都要做好详细的准备工作

一  其流程为 :

1.确认会议时间

2.确认会议出席人员并通知到位

3.确认会议议题

4.确认会议议题文件是不是已做检查并修改正确

5.确认会议议题电子版是否提前下发留时间给大家思考

6.确认是否需要文件打印并下发

7.确认是否安排PPT放映,入需要的需装好投影仪

8.确认是否做会议记录 

9.确认是否做好讨论好的文件送审与下发 

二 :会议流程——会议服务分三部分

会前服务

根据会议主办单位的要求,明确会议服务要求,并提前落实会议场所及会议各项要求的落实情况。

 会中服务

会议组服务人员应提前做好各项会议接待工作,时刻注意会场内信息

会后服务

会议服务结束后,服务主管人员应主动及时填写《会议服务意见单》征求会议主办单位的意见,以总结工作,改进服务,意见单计入年终考核范围。

严格做好保密工作,不询问、议论、外传会议内容和领导讲话内容,不带无关人员进入工作间。

三:会议流程中要应该做好的部分

(1)提前确定与会人员,统一制定邀请函并发放
(2)会务组门牌明显标识,便于来宾寻找。
(3)安排必要办公设备办公软件及办公用品,方便来宾使用。
(4)确定标准服务用语,提供优质服务。
(5)根据客户提供来宾名单,准确了解来宾会务信息。
(6)准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。


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