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会议场地的选折在整个会议策划过程中的重要性

会议策划提案 来源:杭州凯立会议展览有限公司 2014-4-24 15:26:39 人气:

                          会议策划——会议场地选折

       会议前期在客户的沟通中,根据客户的预算,会议的性质,客户的其他需求,选折合适的场地提供给与会者。具体有这几个方面:会议场所的费用,通常在整个预算中占比较大,同时,场地对参会人员的感受影响也较大,因此,对于筹办人员来讲,场地选择是个重要的事情。如何挑选和谁hi的会议场地,以下是杭州凯立会展为您做的整理

 如果公司内部有合适的地点选择,会议地点可以安排在公司内部。由于减少了租用场地与设备,选择内部地点开会可以节省费用,适合于内部会议与活动。

由外部的服务商提供的会议场地,通常有三类地点:①宾馆、酒店、②会议中心、③饭店这几类场所。

会议场地选择——宾馆、酒店

许多宾馆有专门接待商务会议的业务,由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮,因此,对于有食宿需求的会议,是很合适的选择。

会议场地选折——会议中心

会议中心_属于专业从事会议服务的场所,通常有适合各种规模的会议室;有专业的会议相关设施;精通会务服务的服务人员;大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。

会议场地选折——饭店

饭店_有适合大型活动的房间,同时也提供餐饮服务。

会议场地如果由外部提供,会议筹备人员有可能对场地不是非常了解,有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方,因此,事先踩点就很重要了,不然,等大队人马过去开会时,才发现地点与想象的不一样就来不及了。

如果由于各种原因无法亲自去踩点,也就由熟悉会议需求的人,帮助观察,或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价,了解场地的设施等级。可以通过20个项目评估会议地点。